Mitarbeiter- und Bewerberdatenschutz

Die gesetzeskonforme Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben bei der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung von Mitarbeiter- und Bewerberdaten durch Unternehmen stellt einen besonders wichtigen Bereich des Datenschutzrechts dar. Zum einen steigt die Sensibilität von Mitarbeitern und Bewerbern seit einigen Jahren beträchtig, zum anderen verlangt der Gesetzgeber mit den kürzlich erfolgten Neuregelungen des Beschäftigendatenschutzes im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren anstehenden Initiativen besondere Aufmerksamkeit von Unternehmen für dieses Thema.

Weiterhin wird der Einhaltung des Mitarbeiter- und Bewerberdatenschutzes aufgrund der regelmäßig als besonders sensibel einzustufenden Daten insbesondere von Betriebsräten mit besonderem Augenmerk nachgegangen.

Vielfältiger Rechtsrahmen

Entsprechend komplex stellt sich somit auch die rechtskonforme Umsetzung des Mitarbeiterdatenschutzes dar: Zum einen sind die rechtlichen Rahmenbedingungen in mehreren allgemeinen sowie bereichsspezifischen Gesetzen verankert. Zum anderen sind sie auch in möglicherweise vorhandenen unternehmenseigenen Betriebsvereinbarungen zu finden.

Die ihre Prozesse schonende Umsetzung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist entscheidend für Ihr Unternehmen – und zwar hinsichtlich der Effizienz Ihrer Kernaktivitäten, aber auch im Hinblick auf das Verhalten und die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Vielfältige Regelungsbereiche

Im Zuge dessen existieren eine Menge an regelungsbedürftigen Abläufen und Prozessen in einem Unternehmen, innerhalb derer personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeitet werden und die vielzu häufig in „historisch gewachsenen“ Bahnen verlaufen, anstatt Gegenstand einer klaren und rechtskonformen Regelung zu sein, die die Arbeitseffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigert und gleichzeitig Streitpotential verhindert.

Zu nennen sind hier insbesondere folgende Themenfelder:

  • Privatnutzung von E-Mail, Internet, Telefon/-Fax und Mobiltelefonen sowie Smartphones
  • Einsatz von Social-Media-Plattformen
  • Personalakten-Verwaltung (elektronisch und papiergebunden)
  • Handling von Bewerberdaten
  • Elektronische Zeiterfassung
  • Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
  • Videoüberwachung am Arbeitsplatz
  • Überwachung von Firmenfahrzeugen mittels GPS
  • Performance Management
  • Mitarbeiteranleitungen im Call-Center
  • usw.

Vielfältige Praxis

Eine weitere Herausforderung besteht bei diesen Themen oft auch in der Verknüpfung mit anderen datenschutzrelevanten Aspekten wie etwa der Auftragsdatenverarbeitung (z.B. Payroll-Outsourcing), dem Datenaustausch innerhalb eines Konzernes (z.B. Rechenzentrumsdienstleistungen und User-Helpdesk als Shared-Services) sowie internationaler Datentransfers (z.B. Personalverwaltung durch ein ausländisches Mutterunternehmen).

Vielfältige Risiken – vielfältige Chancen

Insgesamt handelt es sich beim Mitarbeiterdatenschutz also um ein groß angelegtes Feld mit vielen möglichen Schwachstellen, bei welchem die Risikominimierung deutlich zu priorisieren ist. Denn gerade hier wäre ein Missbrauch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten besonders nachteilig für die Darstellung eines Unternehmens bei Gesellschaftern, Kunden, aktuellen sowie künftigen Mitarbeitern und im schlechtesten Fall auch in Bezug auf eine entsprechend kritische Berichterstattung in den örtlichen oder sogar überörtlichen Medien. Guter Datenschutz hingegen steigert Ihre Reputation als moderner Arbeitgeber und vertrauensvoller Dienstleister.

Es gilt also, die widerstreitenden Interessen, wie etwa die Gesetzeskonformität gegenüber der optimalen Nutzung von IT- und Telekommunikationssystemen oder die weitreichenden Compliance-Anforderungen an ein Unternehmen gegenüber der Schutzbedürftigkeit des einzelnen Mitarbeiters mittels eines ganzheitlichen und ausgewogenen Datenschutzkonzeptes auszuräumen bzw. zu minimieren. Wir hören Ihnen als Ihre Datenschutzbeauftragten zu und finden die zufriedenstellende Lösung.

Insbesondere können unsere Experten als externe Berater und/oder als externe betriebliche Datenschutzbeauftrage in Ihrem Unternehmen vermittelnd darauf hinwirken, dass der gewünschte Erfolg mit höherer Wahrscheinlichkeit eintritt, als wenn hier die Geschäftsführung mit der Arbeitnehmervertretung – möglicherweise in einem von sehr unterschiedlichen Ansichten geprägtem Verhandlungsprozess – an einer tragfähigen Lösung arbeiten muss.

Neben dieser Vermittlungsaufgabe und dem Aufbau eines Datenschutzkonzeptes kümmern wir uns natürlich auch um die Umsetzung der mitarbeiterdatenschutzrechtlichen „Basics“, wie etwa die Erstellung von

  • Verpflichtungserklärungen auf das Datengeheimnis gem. § 5 BDSG
  • Richtlinien/Policies und Betriebsvereinbarungen
  • Verfahrensübersichten
  • Konzepten zur Archivierung und
  • Aktenvernichtung.

Unsere externen Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwälte bringen dabei ihr umfassendes juristisches Know-How sowie ihre einschlägigen Praxis-Erfahrungen aus verschiedensten Branchen und Unternehmensgrößen mit in Ihre Projekte zum Mitarbeiterdatenschutz ein, so dass diese nachhaltig und rechtssicher zum weiteren Erfolg Ihres Unternehmens beitragen können.