Kundendatenschutz im CRM-Bereich

Hochperformante Datenbanken und Systeme erlauben heute die schnelle und vor allem gezielte Umsetzung von Maßnahmen zur Kundenansprache über eine Vielfalt an Kommunikationskanälen. Geschäftsprozesse rund um die bestehende Kundendatenverwaltung (Customer Relationship Management – CRM), inzwischen oftmals auch im Rahmen von Cloud Computing umgesetzt, bergen daher aus datenschutzrechtlicher Sicht ein besonderes Risiko. Begriffe wie Adresshandel, Scoring und Werbe-Mails sind im Zusammenhang mit Marketing-Aktivitäten von Unternehmen beim Verbraucher nicht selten negativ belegt.

Mit den neuen Rahmenbedingungen im Bundesdatenschutzgesetz und im Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb baut der Gesetzgeber zusehends auf Auskunftspflichten und weitere Transparenzerfordernisse. Hinterlassen Sie bei Ihren Kunden, sei es als Betreiber einer eigenen CRM-Datenbank, als Hersteller entsprechender Software oder in Ihrer Eigenschaft als Dienstleister für CRM-Lösungen einen rechtlich zulässigen und dennoch nachhaltigen Auftritt.

Wir helfen Ihnen hier, rechtskonform und imageunschädlich am Markt agieren zu können. Praktikable Maßnahmen, die Ihre Vorhaben im CRM-Umfeld flankieren, bringen wir dabei unter Einbeziehung unserer breit gefächerten Expertise gewinnbringend in Ihre Geschäftsaktivität ein.

Erstrecken sich Ihre CRM-Aktivitäten auch auf verschiedene Gesellschaften oder Niederlassungen, möglicherweise sogar im internationalen Austausch? Verfolgen Sie dabei eine einheitliche Marketing-Strategie? Wir bieten Ihnen mit unserem modernen Datenschutzmanagement praktikable Lösungen für Ihren weltweiten Auftritt aus einer Hand.

Ende der Übergangsfrist zum Kundendatenschutz im CRM-Bereich zum 31. August 2012

Am 31. August 2012 endete die dreijährige Übergangsfrist für die Einrichtung von Kundendatenbanken nach den Vorgaben der novellierten Fassung des BDSG aus dem Jahre 2009.

Von besonderer Relevanz sind für Unternehmen jeder Größenordnung insoweit vor allem zwei Aspekte:

  • Zunächst betrifft die Gesetzesreform bereits die grundsätzliche Berechtigung zur Speicherung von Kundendaten: So müssen Unternehmen seit dem 1. September 2012 für alle Kundendatensätze, also auch für die vor dem 1. September 2009 erhobenen Daten, nachweisen können, woher die Daten stammen und im Falle einer behördlichen oder gerichtlichen Überprüfung jeweils eine Dokumentation der insoweit relevanten Geschäftsvorgänge oder entsprechende Einverständniserklärungen zur Speicherung vorlegen.
  • Des Weiteren betrifft die Novelle des BDSG auch den Umgang mit den Daten und insbesondere die Frage, auf welchem Wege es möglich ist, Werbung an Kunden zu übermitteln – ob per Post, E-Mail, Fax oder Telefon. Für alle Werbemaßnahmen ist hierbei eine gesonderte ausdrückliche und gegebenenfalls differenzierte Einwilligungen des Kunden notwendig, je nachdem auf welchem Wege dieser angesprochen werden soll. Hieraus wird deutlich, dass das Gesetz auch an die technische Ausgestaltung von CRM-Systemen hohe Anforderungen stellt, da diese die Einwilligungserklärungen mitumfassen müssen.

Seit Ablauf der Übergangsfrist am 31. August 2012 können entsprechende Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben nicht nur die Auflage, die entsprechenden Datensätze zu löschen, sondern weiterhin die Verhängung von Bußgeldern sowie theoretisch – im Falle von besonders schwerwiegenden Verstößen gewerblichen Ausmaßes – sogar die Betriebsstillegung durch die Aufsichtsbehörde nach sich ziehen.

Das Risiko einer Überprüfung durch die Aufsichtsbehörde sollte daher nicht unterschätzt werden. Dieses steigt in Relation zur Größe des Unternehmens. Vor allem besteht jedoch die Gefahr, dass Kunden deren Daten unrechtmäßig gespeichert worden sind bzw. die keine Einwilligung erteilt haben, sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren, die dann verpflichtet ist dieser Eingabe nachzugehen.

Gerne übernehmen wir die Koordination und Einleitung von Maßnahmen zur Schaffung einer „sauberen“, im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften stehenden Kundendatenbank für Sie, so dass Sie für alle denkbaren Fälle gewappnet sind, um auch in Zukunft ein rechtssicheres Marketing betreiben und wertvolle Kundenkontakte pflegen können. Bitte kontaktieren Sie uns zur Anforderung eines auf Ihre Bedürfnisse angepassten Angebots oder zur Einholung weiterer Informationen.